Sete dias, uma automação, escopo pequeno de propósito.
O objetivo da primeira não é resolver o maior problema da empresa. É provar que funciona e ganhar a confiança do time — porque sem isso não existe segunda.
Dia 1 — Listar e medir
Escreva os processos repetitivos da operação. Para cada um: quantas vezes por semana, quantos minutos por vez, quem faz.
Cronometre pelo menos um de verdade, com relógio. Você vai descobrir que estimava pela metade — é o padrão.
Entregável do dia: uma tabela com pelo menos cinco processos e o custo semanal de cada um.
Dia 2 — Escolher um só
Ordene por custo. Depois marque duas colunas: o resultado é verificável? o erro é barato de corrigir?
O primeiro da lista que atende aos dois é o escolhido. Não o segundo, não o mais interessante, não o que mais te irrita.
Se o de maior custo for justamente o mais arriscado, pule para o próximo. Na primeira automação, risco baixo vale mais que retorno alto.
Entregável: um processo escolhido, com o custo semanal escrito.
Dia 3 — Escrever como funciona hoje
Antes de qualquer ferramenta, escreva o processo atual em uma página. Passo a passo, incluindo as exceções.
Aqui acontece a coisa mais valiosa da semana: em boa parte dos casos, você descobre que o processo não estava claro para ninguém. Duas pessoas fazem diferente, existe um passo que ninguém sabe por que existe, e há uma exceção que quebra tudo.
Se não couber em uma página, pare. O projeto desta semana passou a ser organizar o processo, e isso vale mais que a automação.
Entregável: uma página descrevendo o processo, com as exceções.
Dia 4 — Montar a versão bruta
Agora sim a ferramenta. Monte a primeira versão sem se preocupar com elegância.
A regra da primeira versão: ela propõe, uma pessoa aprova. Nada sai sem revisão humana, mesmo que pareça excesso de zelo. Você está calibrando, e calibração exige ver os erros.
Não tente cobrir as exceções ainda. Cubra o caminho comum, que costuma ser 80% dos casos.
Entregável: algo que roda e produz saída, mesmo que imperfeita.
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Dia 5 — Rodar em paralelo
Faça o processo dos dois jeitos: à mão, como sempre, e pela automação. Compare item por item.
Você vai achar erros, e é exatamente isso que este dia serve. Anote cada divergência e por que aconteceu. Ajuste.
Não pule este dia. Automação que nunca foi comparada com o processo manual é uma aposta, não uma decisão.
Entregável: lista de divergências e ajustes feitos.
Dia 6 — Colocar na mão de outra pessoa
Este é o teste que realmente importa, e o mais ignorado.
Peça para quem executa o processo no dia a dia usar, sem você por perto e sem explicação longa. Observe onde ela trava.
Se ela precisar de você para funcionar, não está pronto. Ferramenta que depende de uma pessoa específica não é automação — é dependência com outro nome.
Entregável: os pontos onde a pessoa travou, e os ajustes.
Dia 7 — Medir e decidir
Compare com o número do dia 1. Três perguntas:
Quantos minutos por vez agora, incluindo a revisão humana?
Quantas vezes precisou de correção?
A pessoa continuaria usando se você não pedisse?
A terceira é a mais reveladora, e é a única que prevê se isso sobrevive ao mês seguinte.
Se o ganho for real, escreva o que foi feito — a configuração, as decisões, o porquê. Sem registro, isso some quando a pessoa sair.
A primeira automação não é sobre a automação. É sobre a empresa aprender que consegue, e criar o hábito de medir antes e depois.
O que não fazer nesta semana
Não escolha o processo mais complexo. Projeto longo sem resultado visível mata a confiança do time.
Não automatize duas coisas ao mesmo tempo. É a forma mais confiável de não terminar nenhuma.
Não dê autonomia total no dia 4. Modo proposta por pelo menos duas semanas.
Não pule o dia 3. Escrever o processo é onde está metade do valor da semana.
O que fazer nesta semana
- Bloqueie uma hora por dia na agenda. Sem isso, o dia 1 vira o mês 1.
- Escolha o processo com o critério, não com a irritação.
- Rode em paralelo antes de confiar. Sempre.
- Registre tudo no dia 7. É o que permite a segunda automação ser mais rápida que a primeira.
