Este texto é uma calculadora, não um artigo de opinião. Pegue papel ou uma planilha e faça a conta junto — leva vinte minutos e o número costuma surpreender.

A fórmula

Custo anual = vezes por semana × minutos por vez × 48 semanas
              ÷ 60 × custo da hora de quem faz

Simples de propósito. O valor não está na sofisticação — está em você finalmente ter o número.

Passo 1: liste os processos

Escreva os processos repetitivos da sua operação. Não os projetos, não as decisões: as tarefas que se repetem toda semana, sempre iguais.

Os candidatos mais comuns, para ajudar a lembrar:

  • Montar relatório recorrente
  • Responder as mesmas dúvidas de cliente
  • Passar dado de um sistema para outro
  • Fazer ata e distribuir tarefas de reunião
  • Pesquisar empresa antes de reunião comercial
  • Emitir e conferir documento
  • Organizar e classificar o que chega
  • Adaptar o mesmo conteúdo para formatos diferentes

Se você listou menos de cinco, provavelmente esqueceu alguns. Pergunte ao time — eles lembram melhor que você, porque são eles que fazem.

Passo 2: os quatro números de cada um

Para cada processo da lista:

Vezes por semana. Conte o real, não o ideal.

Minutos por vez. Do início ao fim, incluindo retrabalho e interrupção. É o número mais subestimado — quase sempre é o dobro do que se responde de cabeça.

Quem faz. Nome e cargo.

Custo da hora dessa pessoa. Salário mensal ÷ 160, e some uns 70% de encargos. Se for você, use um valor alto — o seu tempo é o mais caro da empresa.

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Passo 3: um exemplo real

Relatório semanal montado à mão:

  • 1 vez por semana
  • 180 minutos por vez
  • Feito por analista com custo de R$ 45 por hora
1 × 180 × 48 = 8.640 minutos por ano
8.640 ÷ 60 = 144 horas
144 × 45 = R$ 6.480 por ano

Um relatório. Agora multiplique pela sua lista de oito processos e você entende por que o número final costuma passar do orçamento anual de tecnologia da empresa.

Passo 4: o custo que a fórmula não pega

A conta acima é conservadora, porque ignora três coisas que custam mais e são difíceis de medir:

O que deixou de ser feito. As 144 horas do exemplo não foram para vender, atender melhor ou pensar. Esse é o custo maior, e não aparece em planilha nenhuma.

O erro humano. Tarefa repetitiva feita por gente cansada gera erro, e erro gera retrabalho e às vezes cliente perdido.

O desgaste. Pessoa boa fazendo tarefa mecânica por muito tempo pede demissão. Substituir custa recrutamento, rampa e conhecimento perdido.

Se você quiser um número mais honesto, multiplique o resultado da fórmula por algo entre 1,5 e 2.

Passo 5: o que fazer com o número

Ordene a lista do maior custo para o menor. Depois marque, em cada um, duas coisas: se o resultado é verificável e se o erro é barato de corrigir.

O primeiro da lista que atende aos dois é por onde você começa. Não o segundo, não o mais interessante, não o que mais te irrita. O primeiro.

E guarde esse número. Daqui a três meses, refaça a medição do mesmo processo. A diferença é o retorno real — e é a única forma de sair da conversa de opinião sobre se valeu a pena.

Empresa que não sabe quanto custa o próprio processo manual não tem como decidir sobre automação. Só tem como opinar.

O que fazer nesta semana

  • Liste os processos repetitivos. Peça ajuda ao time; eles lembram dos que você esqueceu.
  • Cronometre um deles de verdade, uma vez. Você vai descobrir que estimava pela metade.
  • Aplique a fórmula em todos e ordene por custo anual.
  • Marque quais têm resultado verificável e erro barato. O primeiro que atende aos dois é o seu projeto.
  • Anote o número de hoje. Sem linha de base, daqui a três meses ninguém prova nada.